Korte uitleg over de kaarten
De stam(boek)kaarten bevatten korte vermeldingen van de loopbaan van de persoon, die als civiel ambtenaar in dienst is getreden van het Nederlands-Indisch gouvernement. Ook personeel dat werkzaam is geweest bij get gesubsidieerd onderwijs is in deze registratie opgenomen. Deze korte beschrijvingen zijn vaak voldoende voor genealogische doeleinden, maar de achterliggende stukken kunnen, als ze nog bestaan, nadere informatie verschaffen, zoals achtergronden van benoemingen, bevorderingen en ontslagen. Op de kaarten staan, meestal in de eerste kolom, verwijzingen naar deze bronnen.
De hele set kaarten staat gedigitaliseerd op de website van het Nationaal Archief. Er is alleen nog geen index van de kaartjes, waardoor het veel werk is om erachter te komen of een gezochte persoon in de set kaarten voorkomt. Op deze website kunnen enthousiaste vrijwilligers meehelpen om de index te maken.
Om de boel behapbaar te houden wordt steeds een set van 5000 kaarten klaargezet. Zodra deze gedaan zijn, wordt de volgende 5000 kaarten, net zolang tot alle 29.309 kaarten klaar zijn. Dit is nu de tweede set, kaarten 5000 t/m 10.000.
Hoe te beginnen?
Alle kaarten zijn inmiddels ingevoerd en gecontroleerd. De index is beschikbaar op de website van het Nationaal Archief, als index NT00454.
De invoerinstructies waren:
Tips bij het invoeren
- Heel soms is bij het scannen iets misgegaan, en is alleen de achterkant van de kaart zichtbaar. Laat in dat geval alle velden leeg, en klik op ‘Opslaan’. Aan het einde blijven deze vanzelf over, en zullen worden gecorrigeerd.
- “Raden” en “Mas” zijn titels, geen voornamen. Net als bekende titels ‘Dr’, ‘Ds’, ‘Jhr’, ‘Dhr’, ‘Mevr’ etc, mogen ze worden weggelaten, ook als er geen voornaam vermeld is.
- De voorvoegsels die een variant zijn op ‘de’ (de, d’, de la, des, du, le, la en l’) of ‘van’ (van, von, van de, van den, van der, van ‘t) invullen in het vak ‘Voorvoegsel’.
- Andere losse stukjes voor een achternaam (op den, in den, in het, aan de, uit den, etc) zijn onderdeel van de achternaam.
- Dubbele achternamen komen bij elkaar in het achternamenveld. Voorbeeld: bij de achternaam ‘van Voorst tot Voorst’ komt ‘van’ in het vak Voorvoegsel, en ‘Voorst tot Voorst’ in het vak Achternaam.
- Wanneer voornamen volledig zijn uitgeschreven moeten ze volledig worden overgenomen, anders alleen de initialen overnemen.
- Wanneer een meisjesnaam bij de getrouwde naam vermeld is, kan dit op de standaard Nederlandse manier met een koppelteken worden ingevuld. Voorbeeld: “Mevr. J.C. van Aalst geb. de Vries” krijgt voornaam ‘J.C.’, tussenvoegsel ‘van’ en achternaam ‘Aalst-de Vries’.
Bij twijfel kan de kaart worden overgeslagen door de velden leeg te laten en op ‘Opslaan’ te klikken. Deze komt dan voor iemand anders beschikbaar, of blijft helemaal aan het einde over om aan specialisten voor te leggen.